おはようございます。
今日も電子メーㇽのビジネスマナーについて書いていきます。
メールチェック、返信メール、電子メールの使用について書いていきますので最後まで見ていただけたらありがたいです。
メールのチェック
ビジネスにかかわらずメールは欠かせない存在になっていますが、仕事の連絡に電子メールを使う割合が多くなると、一日に何回もメールをチェックするようになります。
メールのソフトには一定の割合でメールの到着を確認する機能がついており、数十分ごとにチェックする人もいます。メールをほとんど使わないという人はあまりいないでしょうが、少なくとも朝・夕に一回ずつメールをチェックしましょう。
その日のうちに届いたメールに対して夜に返信できますし、夜に届いたメールに関しては朝チェックできるからです。
メールアドレス
会社で使用するアドレスは、会社名が分かるようになっている場合があります。
例えば、メールアドレスはaaa@bbb.co.jpという形式で、aaaが会社の中の個人個人を表す記号、bbbが会社名を表す記号、coは民間企業を表し、jpは日本であることを表しています。
宛名が会社用アドレスになっている場合は、そのメールアドレスは会社も勤務時間はチェックしてもらえる可能性がありますが、夜や休日にはチェックされないだろうということが分かります。
このように、メールアドレスはあなただけではなくあなたの勤務先も示すことができるものなので、会社のアドレスからプライベートで友人などへメールを出すことは、仕事をさぼっていることを自己証明しているようなものです。
会社によっては多少のプライベートな利用も大目に見てくれるかもしれませんが、厳格な会社では処罰のたいしょうとなります。
処罰で済めばまだいい方で、リストラの理由にもなりかねません。
メールを書いている間は仕事をしているように見えるので、多少プライベートな用件で使ってもばれないと思うかもしれませんが、ネットワーク管理者は会社とインターネットとの間で流通するデータすべてに責任を負います。会社のネットワークを破綻させるようなデータの流入を阻止し、社内からネットワークへの有害データも遮断する権限があります。
つまり、ネットワーク管理者はデータをチェックできる事を知っておきましょう。
電子メールの使用
電子メールの良さは相手の都合を気にしないでメッセージを送れるというところです。
ただし、これは送る側の都合であって、受信した人がそのメールをすぐに読んでくれるとは限りません。
つまり、急ぎの要件を伝えたい場合は、電子メールを送るのは良い方法ではないことになります。
電子メールが便利だからといってあらゆるメッセージを電子メールに依存するのは考えものです。
最近では、何でもメールで済ませようとする人もいますが、部下から上司への報告は言葉だけで成立するものではありません。報告する時の語気、表情も含めて上司は部下の仕事を評価します。
「わざわざ報告しに来ないでくれ、忙しんだ。」などと言う上司は大いに問題があります。部下の仕事を掌握することが上司の第一の業務なのですから。
このほかに、相手にお詫びしなくてはいけない時も電子メールは適当ではありません。
用件を伝えるよりも気持ちを表すことが目的の場合は、まず面会、あるいは電話、あるいは自筆の封書となります。
電子メールは便利ですが、それだけに気持ちを表す手段としては役不足であるということを覚えておきましょう。