こんにちは、今日は仕事の効率化UPに繋げてほしい事について書いていきます。
読んで頂ければ幸いです。
備忘録ファイル
備忘録とは忘れたときのための用意に、要点を書きとめておくノート。メモ。忘備録。
忘れないようにと思ってパソコンや電話にメモや付箋紙を張り付ける人がいる。
だが、これは逆効果だ。
毎日見ているうちに、何の注意も引かなくなるのだ。
忘れてはいけない事は、一冊のノートに書きこむか「備忘録ファイル」のシステムを作ろう。
これは日々のファイルにメモや必要書類を入れるものだ。
朝の備忘録ファイルチェックからその日の仕事をスタートする。
あなたを「仕事のやり忘れ」から解放してくれる素晴らしいシステムです。
すぐやる精神
備忘録システムを毎日チェックする事は、「すぐやる」精神の要だ。
毎日その日の備忘録ファイルをチェックすれば、自分のやるべき事が正確に把握でき、スケジュール通りに業務を
果たせるので、ますます仕事がはかどるようになる。
備忘録ファイルの使い方
やるべき事全てについてメモに書き、それを日付け事に入れておくというものだ。
例えば、12月15日に顧客Aと面会する約束があったとしよう。
面会の2日前に相手に電話を入れるのを忘れないように、12月13日のファイルに
「顧客に電話をかけ、面会に支障がない事を確認する」というメモを入れておく。
そして12月のはじめから上旬の適当な日、「12月15日に予定されているミーティングに備えて準備をする」
というメモを入れておくのだ。
一つの予定が決まったら、それに付箋する仕事全てについて、メモを書いて、それをやるべき日付のファイル
に閉まっておけばよいのだ。
（このやり方を、手帳に書き込む方法で実行しても良いだろう）
やりかけの仕事も備忘録ファイルに閉まっておく
備忘録ファイルの便利なところは、収納にも一役買ってくれる点だ。
例えば、あなたは報告書を書かないといけないとしよう。
下書きまでは出来たが、締め切りまでに書き直す必要がある。
書き直しには2時間くらいかかりそうだが、まとめて2時間取れる日が木曜までない。
そんな時は、報告書の下書きを木曜日付けの備忘録ファイルに入れておく。
備忘録ファイルを毎朝チェックする習慣がついているあなたは、木曜の朝、ファイルに下書きがあるのを
見つけ、午前9時から11時まで書き直しに専念する。
もし備忘録ファイルを活用しないなら「報告書を書かなくては」というプレッシャーを抱えたまま
時間を過ごすだろう。
だが、ファイルに入れておけば木曜の朝までこの仕事の事を考えなくてすむのだ。
まとめ
①備忘録ファイルを作る。
②やるべき事は全てメモに書き込み、備忘録ファイルに入れておく。
③やりかけの仕事も備忘録ファイルに入れる。
④毎朝、必ず備忘録ファイルをチェックする。
そうする事でやり忘れを防ぎ、無駄なプレッシャーから解放される。
参考になれば幸いです。