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仕事のメールのルールってあるの?

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こんばんは。
今日は、仕事のメールのルールについて書いていこうと思います。
携帯メールは良くするけどパソコンからe-mailを送ったことがない
あなた必見です。メールにもルールがあるんです、そんなあなたのためになれたら嬉しいです。

 

 

宛先
これは携帯メールも同じだけど、アドレス内の「(.)ドット]など一時違うだけで、メールが相手に届かないばかりか、意図しない相手に届く事もあります。
焦らず、一字一句正確に入力しましょう。
特に、英小文字のオー(O)と数字のゼロ「0」、英小文字のエル(ⅼ)と数字のイチ(1)など、間違いやすい文字には注意が必要です。
後、携帯メールではあまり使われないのが「CC]と「BCC]。これは同じ内容のメールを「宛先」の人以外に送る場合に使います。
主な宛先の人の他に、読んでほしい相手がいる場合は「CC]に、メールの受信者同士が知り合いではない場合は「BCC]にアドレスを入れると、受信者全員の情報を守ることができます。

 

件名
メールには本文内容が分かるように簡潔かつ適切な件名(サブジェクト)をつけます。
携帯メールだと、件名を使わないことが多いですよね。
でもパソコンの場合、一読して内容が分からない件名は、迷惑メールと間違えられる可能性があります。
件名だけでメールが分かるようにするためには、「〇月〇日、〇〇の件」と具体的に書くのがマナーです。
何の要件か、いつの要件か、(〇月〇日)どうしたいのか(~のご報告)、といったポイントを盛り込むことが大切です。

 

本文
まずは自分の名を名乗ることです。携帯メールは友人とのやり取りが中心だから、特に気にしないけど、パソコンでメールするということは、初めての相手のケースも多いはずです。
差出人のメールアドレスだけでは誰だかわからない可能性もあります。
そして本題では、見た目も良くしたいですね。
ポイントは、行間を多めにとる、文章の情報は30~35文字の改行、機種依存文字は使わない、読点は多めに読みやすく、などがあります。
内容がすぐイメージできるように工夫し、添付ファイルを送る場合は件名に「添付あり」と一言添えるとベストです。

 

使える記号・使えない記号
Eメールで使える文字は、限られています。
パソコンは多くの特殊文字が使えるので、携帯電話に送る時は要注意です。半角カタカナも使えません。
うっかり使えない文字を送ると、相手は文字化けしたメールを受け取ることになるので注意しましょう。
自分の受信できるメールは、誰でも受信できると思い込んでメールを出してしまうと「非常識な人」と恥をかいてしまいます。また、特殊な記号を使うことは避けましょう。
自分のパソコンでは普通に表示されていても、相手のところでは文字化けすることがあります。
丸付き数字(1、2など)やローマ数字(l、llなど)はその可能性が大きく、外字(ユーザーが独自に登録した文字)は不可です。

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