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電子メール(Eメール)を使うときに気を付けること~1

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こんばんは。
今日は、あなたの常識が問われるビジネスマナーで電子メールを使うときに気を付けることなど、基本的なEメールのマナーについて書いていこうと思います。
参考になれば幸いです。

 

 

基本的なマナー
電子メールの基本は、短い文章で簡潔に書くことです。
ビジネスとして使う電子メールは数行以内にまとめる事が基本となります。
パソコンの画面では長文の文章が読みづらいので、これより長い文章は報告書にまとめ、ワープロ書きでたプリントして渡した方がいいでしょう。
どうしてもメールで送りたいときは別の文書ファイルにして、ファイルを添付し、メール自体は文章ファイルの内容を簡潔に紹介するようにしましょう。こうすれば相手が情報を整理しやすくなるからです。

 

宛名・タイトル
電子メールを使うためのソフトのほとんどは、メール本文以外に、タイトル(件名)や宛名(宛先)や発信人名を表示します。この時、宛名に敬称を含めておくといいでしょう。
自分あてに届いたメールの宛先をチェックする人は少ないが、マナーや礼儀にこだわる人が見れば、送信者への印象が変わってきます。
タイトルも同じように、例えば「出欠の確認」よりは「ご出席のお願い」の方が相手を敬う気持ちが表れています。ただしタイトルのような短い言葉でスマートに敬意を示す人は、日ごろから敬語をきちんと伝えている人でしょう。電子メールでいきなり敬語を使える人はいません。
逆に、宛名の「人となり」が判断されてしまう事もあることを覚えておきましょう。

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