おはようございます。
今日も前回の続きで、あなたの常識が問われるビジネスマナーの電子メールを使うときに気を付ける事と題して、電子メールの文章や相手からメールを受け取り、そのメールの返信の事について書いていきます。
あなたの参考になれば幸いです。
電子メールの文章
電子メールでよく言われることですが、文章だけでメッセージを伝えることは簡単でも、感情まで伝えることはとても難しいという事です。
断定調「～だ。～である。」で書けば偉そうで横柄な印象になりますし、丁寧な文章を書いたつもりでも、「～よそしいと思われてしまいます。」ばかり使うと、よそよそしいと思われてしまいます。
電子メールの場合は肩に力を入れず、いつも相手に語りかけるような話し言葉で書いてもかまいません。
ただし、文字で率直な会話を書きにくい性格の人もいるので、届いた電子メールから普段の相手とは違う印象を受けたとしても慌ててはいけません。
電子メールを使い始めると、さまざまな相手から電子メールを受け取ります。そうしたメールの中から印象の良い表現や言葉遣いを参考にするといいでしょう。
返信のメール
ほとんどのメールソフトでは、受け取ったメールに返信すると、その文面にあらかじめ相手の文章が「＞」というマークで引用されます。この引用文の使い方は、メールマナーを考えるうえで、話題になります。
しかし、メールの基本は「相手に的確に意思を伝える」ことです。
これをしっかり考えていければ悩んだり迷ったりする必要はありません。
引用が全くなければ相手が何に対する返事なのかを送信記録から探さなくてはならないし、全文を引用すればどこに返事が書いてあるのか分からなくなります。
そこでお勧めしたいのは、相手が答えを求めている文末とその直前の一行だけを引用する方法です。
論文を書くための引用ではないので、相手が書いた内容を思い出すきっかけになるだけで十分なのです。
反対にやってはいけない引用は、自分の書いた文章の後に淡々と引用文をぶら下げる事で、読み手にとってはその分の後ろにもコメントがあると思って読み進めてしまい、何も書いていなくて肩すかしの印象を受けます。また、先に長々と引用しておきながら最後にコメントが一行だけという返信も考えものです。
メールのタイトルについても同様で、返信すればタイトルの手前に「Re;」という符号がつきます。
これは「返信ですよ」という意味です。
簡単なメッセージなら何に対する返信なのかをわかりやすくなりますが、この状態でお互いに返信し続けるより、本文の無いように合わせて書き換えければ丁寧な対応となります。